【転職の事前準備】退職日の決め方・退職日までのスケジュール作成・最後の挨拶

Contents

1 上司に辞意を伝える前に退職日までのスケジュールを作成しておく
2 退職日までのスケジュールを作成
3 仕事の引き継ぎ
4 終礼での挨拶・挨拶回り
5 転職エージェントに無料相談をしてみませんか？

上司に辞意を伝える前に退職日までのスケジュールを作成しておく

退職日までのスケジュールを作成する上でまずやるべきことは退職日、および最終出社日を決めることです。
【転職の事前準備】就業規則を入手・確認後、退職手続きを把握した上で上司に退職を報告で就業規則の確認をしたのはこの退職日とそれまでのスケジュールを作成する為です。

退職日までのスケジュール作成は、上司に初めて辞意を伝える前に考えておくのが理想的です。
退職日について民法や就業規則の決まりはありますが、基本的には退職日は上司が了承した日だと思っています。

ですから仮に「就業規則では退職日より1ヶ月前に申し出をすれば退職出来る」と記載があったとしても上司がその退職日では困ると言われれば、上司が言う退職日に従う必要があります。

上司に辞意を伝える前に退職日までのスケジュール管理を作成する目的としては下記があります。

本気で退職をしたい姿勢を上司に見せる
最短コースで退職をする為
退職日前に引き継ぎには十分、退職後に業務を滞ることはないと思わせる

以上のような狙いがある為に出来ることなら辞意を伝える時に、退職日までのスケジュールを提示することが出来れば良いと思います。

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退職日までのスケジュールを作成

仮の退職日を決定する

退職日までのスケジュールを作成する上でまず最初に決めなければならないのは退職日です。
退職日を決める際に考慮するべき項目としては下記があります。

【退職日を決める際に考慮するべきこと】
　・就業規則での退職日
　・現在の業務を引き継ぐことが可能か
　・(余裕があれば)人事上の給与支払い時期
　・(余裕があれば)有給休暇の有無と消化可能な日数

退職日についてはまず就業規則で記載のある退職日の条件を満たす仮の退職日を設定します。
ここで「仮」としているのは最終的に上司の承認を貰って決まる為です。

円満退職をする為にも強引に退職をするのではなく、きっちりと引き継ぎを行ってから退職をしたいところです。
現在担当している業務を誰かに引き継ぎをしなければならない時、誰に？どの業務を？いつ？引き継ぐかを考える必要があります。

引き継ぎを行えば当然引き継ぎ先の社員の業務量は増えるわけですし、その社員が行う業務の日程から引き継ぎを行えるタイミングなのかどうか、さらにその社員がその業務を行える資格(スキル)を持っているかどうかを考えなければなりません。

正直なところ、引き継ぎ先については管理者である上司がやるべきことなのかなと思いますが、設定した仮の退職日でも問題ないと上司に思ってもらう為に引き継ぎ先についても考えたいところです。

余裕があればの話ですが、退職日は人事的に区切りの良い日が理想です。
給料は月末締めの翌月25日前後が多いと思いますので、人事的には月末に退職日を設定すると給料の差が生じずに作業が楽です。
ただしこれは人事が考えるべき話なので余裕があれば考えれば良いです。

また、有給休暇についても余裕があれば考慮しておきたいところです。
もし有給休暇があるのであれば当然の権利として使うべきですが、退職日以降に消化することは出来ないので消化するなら退職日よりも前に使う必要があります。

理想的な有休の取り方としては、退職日から余った有給休暇を逆算して最終出社日を決める方法です。
超極端な話ですが、就業規則に1ヶ月前に申し出と記載があってもそれを上回る有休休暇があれば辞意を伝えた日で最後の出社とすることも出来なくはありません。

ただしこれは超極端な話であり、仮の退職日までに業務を引き継げるかどうか決めた上で余裕があった時に有給休暇を使うのが理想的なのかなと思います。

作業リストを作成する

退職日を決定する前に、仮の退職日のスケジュール設定とともに、現在行っている業務の作業リストを作成すると良いと思います。

例えば作業リストは下記のようなイメージです。

【作業リスト】
　・作業の概要
　・作業の詳細(使うファイルや資料、システムの使い方など)
　・作業の引き継ぎ先(誰に引き継ぎを行うか)
　・各作業の引き継ぎ予定日(各作業をいつまでに引き継ぎ終えるか)

作業リストを作成する際には上記のような内容を盛り込めば良いのかなと思います。

上司として気がかりなのは、退職しても業務が円滑に進むことが出来るかどうかなので、仕事の引き継ぎが無理なく進められるスケジュールかどうかです。

作業によっては、月に1回○○に資料を提出する、○○に作業終了したことを伝える、くらいの小さいタスクもありますが、そういうタスクも網羅した作業リストを作成したいところです。

退職日を決定する

仮の退職日と作業リストを準備した上で、上司との打ち合わせにより退職日を確定していきます。

ここまでに仮の退職日や引き継ぎ先のこと、作業リストを作成したのは上司に仮の退職日を承認してもらう為に行った作業なので了承してくれればいいのですが…。

退職日の了承については上司のタイプによって分かれるように思います。
規則やルールに徹底している上司のタイプは仮の退職日を了承してくれますが、そうでない上司の場合にはいちゃもんを言われる可能性がある気がします。

私の上司はルールにうるさい人だったので就業規則を満たしていれば退職日を了承してくれました。

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仕事の引き継ぎ

退職しても後任の人がきっちりと仕事をこなせるようにする為に、仕事の引き継ぎはしっかり行いたいところです。

仕事を引き継ぐ上で<マニュアルは準備するのが望ましいと思います。
つきっきりで後任に引き継いだとしても1度聞いただけでは全てを理解するのは難しいと思いますし、長いこと作業した気づきやポイント、注意事項があるはずです。

マニュアルを作成する際には、5W1Hで作成すると綺麗にまとまります。
時間があればエクセルやワードで整理できれば良いですが、難しいようであれば仕事のアウトプットや作業のスクリーンショットをプリントして、それに直接書き込むのもありだと思います。

最終的には作業リストを表紙に、各仕事のマニュアルをプリントしたものをファイリングして後任に渡しました。

終礼での挨拶・挨拶回り

最終出社日は挨拶回りで終わるかと思います。
挨拶回りをする際にはお菓子は必須ではありませんが、あった方がお礼の気持ちを示すにも良いと思います。

その時に誰に挨拶をして誰にお菓子を渡すか、結構迷う方もいるんじゃないでしょうか。

管理人は様々なプロジェクトを担当していたこともあり、関わっていた方が結構いたのでどこまで挨拶回りをするべきか…。
結局、挨拶回りできるだけ挨拶に行きました。

お菓子は、100人分用意し、予算は100〜300円/1人だったのでトータルで2万円分くらいかかったと思います。
回りからはそこまでやらなくてもいいんじゃない？と言われたのですが、「あいつにはお菓子渡して、俺にはお菓子ないのか」と思われたくなかったので…。

挨拶回りをした後は緊張の挨拶です。

【最後の挨拶】
一身上の都合により、○月○日に退職し、本日が最終出社日です。
こちらに入社したのが○月○日でこの間、楽しいと思うこともあれば大変だなと思う社会人生活でしたが、大きな失敗をすることができたのもひとえにこれまでご指導頂いた上司や同僚の皆様のおかげだと思っております。
特に○○部長(直属の上司)には○○部に配属以来、大変お世話になっており、感謝しております。
本日をもちまして退職致しましますが、今後とも変わらぬお付き合いをよろしくお願い致します。
以上で退職の挨拶とさせて頂きます。
本当にありがとうございました。

上記は最終出社日に挨拶をした時に話した内容です。
挨拶は思ったことをそのまま言えば良いですが、もし迷った方がいれば参考になればなと思います。

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